アンケートや持ち物チェックでよく使われる☑（チェックボックス）ですが、Excelでも使うことができます。さらに数式で集計などにも使えて、☑自体も印刷を出来るのでプリントとして配布することもできます。使い方をマスターしてみましょう。
☑チェックボックスの作り方
☑の使い方と、使う時の注意点
☑を使って実践的な注文書を作る
注文書を作る過程では、IFERRORやVLOOKUPなどの関数も使いますので、こちらもご覧ください。
今回も実際に作った見本のファイルを貼っておきますので必要に応じて活用指定ください。
☑チェックボックスの作り方
☑(チェックボックス)を使うには、「開発」タブをタブメニューに追加するという事前準備が必要になります。
「ファイル」タブを開いて一番下の「オプション」を選択します。そこから「リボンのユーザー設定」を選び右のリストの中から「開発」の□に✓を入れてからOKを押したら完了です。
「開発」タブを選択してツールバーの「挿入」を押すと☑が出てくるので押すと好きなところに☑を配置できるようになります。
配置した後に場所や名前の変更をしたい場合は右クリックで変更が出来ます。
☑の使い方と、使う時の注意点
配置したセルをオートフィルで引っ張るとコピーすることもできます。
また、□に✓を入れることで「TRUE」(ONの状態)、「FALSE」(OFFの状態)と数式にも活用できるようにすることも可能です。
☑を右クリックしてからコントロールの書式設定を開いて、「リンクするセル」で結果を表示したいセルを選択するだけです。
注意点
オートフィルでコピーすることは出来るのですが、「リンクするセル」を相対参照にしたうえでオートフィルしても、相対参照が反映されません。
一番上の□に✓を入れると、すべての□に✓が入ってしまいます。しかしTRUEは1番上しか反映されていない状態です。解決するには、☑のコントロールの書式設定で1つずつ「リンクするセル」を変更する必要があります。それが唯一の欠点です。
(マクロを使えばもう少し楽ですが、マクロは考えずにいきます)
☑を使って実践的な注文書を作る
以下のような資材購入表、それにリンクする注文書を作っていきます。
資材購入表で数量を入力すれば品目計や合計を出すことは可能ですが、『購入』の☑を入れなければ注文書には反映されません。注文金額の試算を資材管理表で確認して、そのまま注文票に反映されてしまうと誤入力などに繋がってしまうリスクがあります。
また、資材購入表を印刷して部署単位で配布することも可能になるので集計時のミスも減らせます。
作り方は資材購入表の枠外にTRUE/FALSEを出力するセルを用意して、そのとなりにTRUEならば商品コードを返す数式を用意します。
=IF(『TRUE/FALSEが入るセル』=TRUE,『商品コードのセル』,””)
すると、□に✓を入れた商品の商品コードだけが出力されます。あとは注文書にVLOOKUP関数を使って注文書に自動的に記入されるような数式を用意します。
=IFERROR(VLOOKUP(SMALL(資材購入表!$H$3:$H$18,資材購入表!$A3),資材購入表!$A$3:$H$18,1,FALSE),””)
VLOOKUP関数に関してはこちらをご覧ください。
VLOOKUP関数の検索値は、(SMALL(資材購入表!$H$3:$H$18,資材購入表!$A3)になります。これはSMALL関数で小さいものから順番に表示する数式です。これにより注文した品目の商品コードの中で小さいものから順に表示します。
＝SMALL(範囲,順位)です。順位を商品コードにしておけば、小さい順にすることも可能です。(商品コードが1,2,3…と順番になっていない場合は別に作ればOKです)
VLOOKUP関数だけだと注文した商品以外がエラーになってしまうので、IFERROR関数でエラー時は空欄にしておけばエラーが表示されないのできれいな注文書にすることができます。詳しくは練習用で貼っておくのでダウンロードしてみてください。
