【Excel】セルの書籍設定とデータの入力規則を使いこなす

こんな使い方を確認していきます。

シートの保護は共有や入力の効率化に便利

他の人と共有で使うファイルなどは、数式をうっかり消されてしまったり半角全角などの入力時のミスで上手く機能しないケースもあります。
また、商品コードなどで「016523」など0から始まる場合にそのままでは入力できないので形式を整える必要がある人もいると思います。簡単なのでサクッと覚えましょう。

数式などが入っているセルにうっかり入力してしまい機能しなくなるケースがありますので、数式が入っているセルには入力できないようにロックを掛けておきます。

先日作った高性能カレンダーを例に見てみましょう。

日付が入っているセル隣のセル(祝日名が入る欄)には数式が入っています。元日で具体的に例を見てみます。

B4:C6セルを選択して右クリック→「セルの書式設定」→「保護」を選ぶと以下のようになっています。

デフォルトではこのように設定されてますのでロックのチェックボックスに☑が入っているのを外します。

以下のように黄色を付けたセルの範囲のロックを解除します。「○○」年「○○」月の○○の部分は忘れやすいので、忘れないように注意してください。

セルのロックを解除したら「校閲」タブから「シートの保護」タブを選択してシートの保護のダイアログボックスを開きます。

「ロックされたセル範囲の選択」の☑を解除しておきます。厳密には☑は外さなくても大丈夫ですが、外しておくことでロックしたセル自体を選択できなくなります。
そのままだと、入力しようとするといちいちセルがロックされていますと警告文が出てしまいます。

これで他の人が使う時にも余分な操作で数式が消えることもなくなります。シート保護を解除するのにパスワードを設定することもできるので、必要に応じて使ってみてください。

Tab

キーボードのTabキーは入力で使うと便利なキーになってます。
Tabキーを押すと右にスライドしていきます。
デフォルトではEnterキーで下のセルにカーソルが移動しますので、2つを使い分けて入力動作の無駄をなくすのも効率化につながります。
(Enterキーの挙動も設定で変更できます)

商品コードなどで「0001」など0から始まる数字を入力しようとすると、1と表示されてしまいます。これをきちんと「0001」と表示させる方法を確認していきましょう。

入力したいセル範囲を選択して右クリックから「セルの書式設定」を選びます。

ユーザー定義で0を必要な桁数分入力をします。今回は「0001」と表示させたいので0を4つにしています。

Excel内でどのように処理されているのかをVLOOKUP関数を使って検証してみます。VLOOKUP関数に関してはこちらをご覧ください。

商品コー別に「1」は緑茶、「0001」は麦茶として設定しました。
一見違うものに見えますが、下の表を見てみると「0001」であっても商品名は緑茶になっています。
Excelでは表示形式を変えただけで、「1」という識別になるので緑茶になります。

商品コード、となりに商品名などの表だと入力方法が全角と半角でいちいち切り替えるのが面倒なケースがあります。

今度はこれを解決していきましょう。

データの入力規則のダイアログボックスで日本語入力から以下のように入力を制限することができるので、数字だけを入力する欄には「半角英数字」、商品名や人名などを入力する欄には「ひらがな」を選択すれば全角/半角の切り替えの必要がなくなります。

これまでは関数などで自動入力をしての効率化が多かったですが、このようなExcelの機能で不要な入力ミスなどを減らすことでも大幅な時間短縮につながるので、ぜひ使いこなしていきましょう。