Excelで表や計算シートを作っても、いまいちよく伝わりづらいことはありませんか？ただつくるのではなく、データなどを持って客観的事実を「わかりやすく」伝えること＝プレゼンが大事です。
資料として見える部分にも伝わりやすさがプレゼンには必要ですよね。
今回は、「条件付き書式設定」について解説をしていきます。読んでいただいて、
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わかりやすい資料作成
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データのチェック漏れ防止
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ビジュアルイメージでの情報共有
こういった点に役立てていただければ幸いです。
本日は以下のような手順で内容を見ていきましょう。
・条件付き書式設定とは？
・具体的な使用方法
・優先順位
別途改めて他の関数と組み合わせた中級、上級編もお話しできればと思います。なお、今回から実際に練習用ファイルを添付しておきますので、ぜひファイルを開いて読み進めながら一緒に操作してもらうと理解が深まると思います。
・条件付き書式設定とは？
そもそも使い慣れていない人にとってはめんどくさそうかもしれませんが、分解して考えれば非常に簡単なものになっています。
「条件付き」＝特定の条件下でのみ
「書式設定」＝太字、下線や文字色等の書式を設定する
特定の条件とは、たとえば先日お話しした「IF関数のすゝめ」ででた具体例を使って考えてみます。
平均未満の人に補講の案内をしたいので平均以下の人を「補講」とした一覧表を作りたいと考えました。
こういった例題を考えました。
この例題では「補講」とついたセルが特定の条件となるので、そのセルに色付きの書式設定してしまえば視覚的にもわかりやすくなりますね。これが条件付き書式設定です。
・具体的な使用方法
先程は補講の有無というYES/NOの2択でしたが、他にこんな使い方が出来ます。
- 上位/下位○○%の判別
(テスト、商品売上シェア等) - 空白のセルを自動で塗りつぶす
(入力漏れの確認) - シフト表の作成
(人名の色分けで勤務時間を可視化)
では今回は、
- 上位/下位○○％の判別
- シフト表の作成
この実際の作り方を見てみましょう。
- 上位下位○○％の判別
前回のテストでの点数一覧です。このテストの結果で上位3名のテストの点数を可視化してみましょう。
まず今回調べたいのは上位3名の点数が知りたいので、B2～11セルを選択してください。
そして条件付き書式設定がどこにあるのかというと、ホームの真ん中やや右寄りにあるので、クリック→「上位/下位ルール」→「上位10％」をクリックしてみます。
クリックすると次のようなダイアログボックスがでてくるので、現在10%となっている部分を30%に変更してみましょう。
(▲をクリックして増やすか、数字をクリックして30と手入力をしてください)
このようなｋたちで、自分でセルの色を塗らないでも自動的に上位30%に該当するセルに色が付けられます。
もちろん、テストの点数がそれぞれ変更になっても、新しい結果に併せて色付きセルが変化します。
まだこれぐらいの作業量なので自分で探せば早いかもしれませんが、もしこれが100人クラスだったらどうでしょう？
- シフト表の作成
今度は別の使い方をします。
これは私が会社員として働いていた時に実際に使っていたやり方で、正直すごく楽してましたので、様々な形で応用してもらえるとうれしいです。
①月～日曜日の24時間営業のお店のシフトを組んでみます。
②Aさん～Qさんまで17人の従業員さんがいます。
③全時間帯で従業員さんが2人いる状態にしたいです。
見づらいですね。
なので、従業員さん毎に色分けしてみます。
B3～Y43までのセルを選択して、条件付き書式設定→「セルの強調表示ルール」→「文字列」を選択してみます。
文字列という名のダイアログボックスが出てくるので、Z2セルのAさんをクリックしまてみましょう。すると、以前お話しした相対参照に似た「絶対参照」でZ2セルが表示されます。
それと同時に、シフト表のAさんの欄だけが赤くなりました。ただ、今回は17人なるべく色を分けておかないと単色とあまり差が出ません。なので「濃い赤の文字、明るい赤の背景」と書かれたドロップダウン(▼)をクリックして「ユーザー設定の書式」を使い個人ごとに色分けしてみましょう。
(文字色や背景色、書体やフォントなどを変更することが可能になっています)
Aさんが終わったら、条件付き書式設定から文字列を選択して、文字列のダイアログボックスで今度はZ3セル(Bさん)をクリックしたらあとは同じながれです。
Aさん～Zさんまで色分けしていくと、
このような形で従業員さん毎に色分けが出来ます。
そして何よりこのシートで優れているのは、従業員さんが急遽シフト変更があった際にもシフト表の名前を消すだけで色も消え、別の時間帯にシフト入ったとしても都度セルに色を付けることなく開始時刻のセルに名前を入れてオートフィルで引っ張るだけで簡単に改変できます。
もちろん、更に従業員さんが増えたらQさんの下に新しく付け足しても何の問題も起こらずに使い続けられます。
いやー、ホント楽ちん！！
優先順位
2つの意味で優先順位のお話しをします。
- 条件付き書式設定は、あくまで見やすくするためのツールです。より様々な関数などの知識と組み合わせないことには、本当の意味では活躍しません。言い換えれば、そこまですぐに使いこなせなくても何とかなります。しかし、前々から言っているようにExcelはデータ分析などに使うので膨大な文字や数字を眺めていくことが本来の使い方です。文字列として終わるのではなく、見やすい形に整えていくことで「情報」としての価値が出てくるので少しずつ使い方に慣れていきましょう。
- 具体例でお話しすると、「5人のクラス」
「上位3名は赤」
「下位3名は青」さあ、真ん中の人はどちらの色になるでしょうか？答えは、「自由に変更できます」。
ルールの管理という部分でどちらのルールを優先するかを後からでも変更できますし、場合によっては不要なルールを一度削除してから再度ルール設定するほうがわかりやすいかもしれません。
混乱したら一度ここを見てみましょう。
